教育培訓

隨著教育培訓市場競爭的不斷加劇,跨區域連鎖化經營與創建優勢服務品牌已成為企業提升競爭力的重要手段。規模與品牌不僅使企業在市場競爭中占據優勢,從而獲得更多的客戶和收入回報,同樣也會在行業相關的供應鏈中具備很高的資源獲取能力和相對較低的獲取成本。因此,在這樣的目標驅動下,凡是真正謀求長遠發展的企業,都會不遺余力的去探索擴大經營規模,打造知名品牌的有效途徑。而在諸多的途徑當中,更多被企業經營者所關注的往往是一些“面子”工程,包括與知名機構的戰略合作、行業認證、交流活動、校區形象建設、廣告宣傳與推廣等等,可以說這些方面的投入常常是一擲千金終不悔。然而,在迅速擴張的形勢之下,能否擁有一套與業務擴張相配套的管理體系和與之相匹配的管理技術手段支持,讓企業不僅提升外在形象,同時也可以練好“內功”,真正做到“內外兼修,稱霸武林”,卻往往容易被企業經營者所忽視。也正是因為這種忽視,造成了企業在做大之后,難以保持原有的管理效率和贏利水平,各級管理人員也都因企業規模增長后帶來的溝通、協作的不便而身心疲憊、叫苦不迭,進而影響其對業務的專注性,甚至工作的積極性,嚴重的還會造成核心人員的流失。而由于企業管理缺乏規范化、標準化的管理工具,處于對核心人員嚴重依賴的狀態下,核心競爭力必然受到不良的影響,從而使企業發展陷入惡性循環。

因此,在企業規模不斷擴大的發展趨勢下,如何保持管理政策的統一性、業務操作的規范性、營銷服務過程監控的實時性、各部門及人員協同的高效性以及企業經營管理決策的及時性和有效性,并在此基礎上,保持行業內的競爭優勢和企業發展速度,不斷提升企業盈利水平,已經成為眾多處于快速發展期的教育培訓機構經營者所面臨并亟待解決的問題。

面臨的問題

教育培訓行業的日常管理工作應該說是比較繁雜的,從課程的設置、班級的規劃與調整、學員的招募與跟蹤、教師與教務管理、教材與物資管理、總部與分校間的溝通與報表形成等等,各項工作都處在大數據量基礎上的動態變化之中。因此,運營過程中的各個關鍵環節的任職人,均面臨著不同的問題:

校長面臨的問題

經常由于工作需要而外出,對學校的財務情況、招生情況、收費情況以及運營過程中的減免優惠和特殊情況處理結果等不能及時的了解和掌控;

為了了解各分校的運營情況,經常奔波于總部與分校之間,身心疲倦,顧此失彼;

總是到月底才能拿到經營報表,執行過程中難以及時掌握第一手資料;

各項工作的落實與跟進,缺乏過程跟蹤,很多重要事項到最后才發現有執行偏差,即便能追究責任,卻對工作結果無法補救;

心中規劃的大好藍圖,難于切實貫徹到經營全過程,各部門、分校和員工間存在較大的執行差異;

企業經營過程中對員工個人的責任心、綜合素質、業務水平的依賴性過高,導致人員招聘與維護成本增高,經營風險增大;

面對競爭對手的強大攻勢,難于從客觀數據分析中找到未來發展的方向,只憑感覺進行決策;

要么舍日常業務管理,顧外聯合作的深入談判,要么身陷日常業務監管,無力顧及未來發展的思考和運作,分身乏術,兩者難兼顧。

市場人員面臨的問題

用盡各種宣傳推廣方式,組織了很多市場活動,哪些效果好,哪些投入產出比更高,沒有準確的數據統計,無法指導未來的工作;

不能有效收集招生數據,對招生的成功與失敗缺乏經驗總結;

對現有的學生特點和來源缺乏深入的分析,在激勵政策的制定方面難以把握正確的方向,特別是在淡季的時候難以通過市場政策的調整促進招生工作的開展;

經常組織派發活動,但哪個派發地點的效果好,缺乏長期的跟蹤統計,難以有效評價;

在活動密集的時候,兼職派發人員的工資核算,業績記錄工作量也很大,容易出錯;

在做績效統計的時候經常要做重復性的匯總和統計工作,一旦關鍵崗位人員發生了變化,統計工作更加困難。

總部職能部門面臨的問題

各分校的各項物資是否充足,每天每月的消耗情況如何,庫存量是否滿足未來業務需要,各分校間是否存在不平衡的情況,需要采購或內部調撥,都需要靠人工隨時關注,弄不好就影響業務活動或者造成資金的不合理占用;

每天拿著一大疊票據進行對賬,分校多還要來回跑,體力和精力消耗都很大,對賬過程一旦出現錯賬、亂賬,查錯、糾錯困難重重,溝通協調中容易產生矛盾;

各種統計報表反復要求上報,各分校人員有意見,自身收集匯總工作量也很大;

總部統一制定的政策是否得到貫徹落實,每項工作開展,是否符合授權的范圍,難于跟蹤和監管;

哪個項目賺錢,哪個分校運作良好,難于得到即時的數據分析。

解決方案

正如我們所熟知的,集團管控的基礎是對日常運營數據的有效采集,只有全面準確的收集到基礎運營數據,才可能在此基礎上做出有效的分析和判斷。那么在手工作業的情況下,收集數據已成為一項繁重的日常工作,各個環節的人員,都因缺乏現代化的工具,而不斷進行著重復性,并且差錯疊出,總部的監管職能難以得到保障,因此,通過信息化的手段收集數據即成為建立總部監管機制的第一步。在此基礎上,信息化工具要對各分校運營情況進行動態的支持,以確保各項工作的有序開展和關鍵環節的及時把控。最后,則需要對運營全過程的數據進行整合分析,而這個過程,應該是由系統自動對運營數據進行分析和整理,最終以圖表的形式,直接展現給管理人員和決策者。

基于對培訓教育行業發展趨勢的了解,在多年技術積累的基礎上,我們遵循集中管理、信息共享的原則,打造出培訓教育企業的管理信息化平臺。以服務學生,提升內部管理效率為中心,提供了針對性的信息化管理解決方案,以此來達到以下管理目標:

隨時隨地的呈現各項經營數據信息;

隨時隨地的掌握各項工作的處理進展;

隨時隨地的發現異常情況并進行人為干預;

隨時隨地的獲取決策支持;

讓工作更輕松,讓協作更流暢,讓管理更高效,讓決策更容易,全面為各級人員減壓!

系統特點

采用了最先進的B/S架構,有效支持跨地域、集團化培訓教育機構的協同辦公需求;

通過互聯網將總部與分校的管理連接起來,實現數據的集中存儲,實時共享;

實現各級工作人員按權限處理業務,查詢數據;

通過工作流引擎技術處理跨區域的審批功能;

通過預設的條件,對關鍵數據進行預警提醒,保障工作的及時性,減少差錯的產生;

軟件及數據服務器集中管理,用戶通過互聯網訪問,對硬件配置和網絡帶寬要求不高,部署和運行維護成本較低。

功能介紹

市場管理

提供對市場宣傳、派發活動計劃、執行、結果統計與分析的全程管理。

提供對兼職派發人員基本信息、參與派發活動記錄、工資、等級排行等進行記載。

提供對市場部績效、費用、目標客戶群定位的分析。

教務管理

課程管理

可以增加、修改課程,并按課程類別進行查看。

可以對不同級別課程的課次、單次課時、所有教材、教具、教學內容進行設定。

可以設置并查看公開課。

班級管理

定義班級級別和升級序列規則,增加、管理班級信息,按班級的狀態查詢班級信息。

定義班級的名稱、人數、分類、級別、開班周期、課時數、交費標準、是否強制扣費、教材費、相關課程、是否配外教、外教排課方式、班級狀態及所屬學校等信息。

可以對班級進行合并和升級處理。

可以針對選定的班級自動排課,自動檢查沖突,最終課程表,排班方式包括批量排課、假期加課、天天排課和隔天排課。

可以對班級的剩余課次進行統一的調整。

可以查看并修改選定班級下的學生信息、交費明細、考試信息、教學進度和補課記錄。

可以查看新開班的情況。

教室管理

可以增加、修改教室信息,對教室的容量、用途類型、日成本等進行記錄。

可以查看各教室本日及本周的排課情況。

外教管理

可以記錄外教的個人基本情況、計薪方式等信息,查看所有的外教情況。

可以對外教進行排課,形成任課表,并可按周查看。

補課管理

可以查看需要補課的信息提醒,并對已補課的信息進行管理。

考試管理

可以查看考試信息列表,也可以按條件進行查詢,對無用的考試成績進行管理。

預警提醒

課程提醒:可提示昨日、今日、本周及本月的課程安排,并對課程進行更新。

服務窗口:處理日常考勤、交費、選課、圖書借閱、禮品兌換、信息查看、積分充值等業務。

學生考勤:服務窗口中的默認界面,支持刷卡和手動兩種考勤方式。

交費向導:通過刷卡或手動錄用學生卡號或姓名,即可進行老生續費退費操作,并自動生成相應的交費標準及交費記錄。

選課向導:支持多種選課的模式,單人班選課(一對一培訓)、多人班選課(小組課、小班課、集體課)、報多門課程(學多科,如語文、數學、英語)、按老師選課(只選擇某個老師的課),先選擇要學的課程,再選擇可以報名的班級(報多門課程可一次選擇多個班級),過程中可以填寫學生的基本資料,可直接進入交費界面,自動引入班級建立時設置的交費標準,同時可以選擇需要購買的物品,物品庫存數與物資管理模塊相關聯,在此領用后,物品的庫存總數中自動扣除,交費方式包括現金交費和銀行存款,交費記錄自動記入財務模塊相應科目。資料填寫完畢,即可確認收款,并可打印收據。

圖書借閱:可為學生進行圖書借閱服務,并自動生成借書記錄。

禮品兌換:可根據學生的積分兌換等值的禮品,并自動生成禮品的出庫記錄。

信息查看:可查看學生的基本信息,交費信息,上課記錄及近期課程。

充入積分:可為學生充入積分。

考勤提醒:可以提示出本日學生出勤信息,并根據需要給家長發送短信。

訂課窗口及訂課查詢:可以處理訂課業務并查詢訂課情況。

學費退費管理:處理退費業務,對退費學生、退費金額及退費原因等信息進行記錄。

商品出售:可以對經營的商品進行銷售記錄,支持折扣與抹零兩種優惠模式,支持現金與銀行卡支付,同步更新財務數據。

學生轉班:對學生進行轉班處理。

課表計劃提醒:可以對課表計劃進行預警、對課程表和教室課表進行查詢。

欠費學生提醒:可以提供訂金欠費預警、欠費學生預警、已欠費學生提示、同步欠費學生信息,查詢個人收款情況。

學生管理

可以建立和更新學生檔案信息。

可以對學生的交費、回訪、上課、補課、教師、考試成績等信息進行編輯和查詢。

可以按分校、就讀狀態、來源分類查詢學生信息。

可以對回訪結果進行查詢;

可以對學生上課的教室進行查詢;

可以對學生生日進行查詢;

可以面向選定的學生群發短信;

可以查詢學生成績對比。

考勤管理

可以查詢學生出勤信息。

可以對今日未到的學生進行考勤處理和短信發送。

非在籍學生

可以對咨詢過的非在籍學生信息進行查詢和跟進,記錄回訪情況,設定下次回訪時間和提醒功能。

可以對非在籍學生的來源、意向、積極性等信息進行查詢和分析。

教師相關應用

我的班級

可以查看和編輯教師本人授課的班級基本信息、課程表、學生信息、交費明細、考試信息、教學進度及補課記錄。

我的課程

可以查看教師本人今日、明日、本周、本月、已上和未上的課程信息。

可以編輯本人的外部課程安排。

我的績效

可以查看教師本人績效情況,包括各個班級的本月課時數、課時費、開班日、升班情況、續班率、流失人數、當月的出勤記錄以及整體的代課數、總課時數、公開課數、本年流失人數、總課時費等信息。

我的學生

可以按班級查看本人授課的學生信息、交費記錄、上課記錄、補課記錄和考試成績。

補課記錄管理

可以按班級管理下屬學生的補課記錄。

學生催費管理

查詢已欠費和需要催費的學生信息。

成績管理

可以記錄和修改本人授課班級的考試成績。

作業管理

可以編輯本人授課班級的作業信息。

評語管理

可以編輯對本人授課各個班級下屬學生的評語。

行政部門相關應用

行政管理

可以對會議安排、會議動態和會議紀要進行管理。

可以對資產的登記、管理、調撥、交接、報廢等進行處理和查詢。

可以對刊物進行入庫、查詢、借閱、歸還等處理。

可以對禮品兌換情況進行記錄和統計。

可以對公文的模板進行管理。

庫存管理

可以對商品出售進行記錄。

可以查看并處理各部門的物資預定申請。

可以對入庫商品的數量、成本、銷售價、關聯的會計科目等進行記錄。

可以對出庫信息進行記錄。

可以對學生刷卡領書進行處理。

可以對庫存情況進行查詢和修改。

可以對物資進行調撥和報損。

可以對庫存情況進行預警。

可以按分校查看庫存情況、按套查詢教材情況。

人事部門相關應用

考勤管理

可以按日、月查詢考勤情況。

工資管理

可以按員工記錄基本工資、考勤扣款信息、保險補貼、補助、帶班費、續班費、績效考核及流失學生扣款及工資總額等信息;

可以按月查看工資情況。

可以查看全部工資檔案。

績效管理

可以設置并查詢教師績效考核信息。

可以查詢續班率,可以對續班率進行手工調整,調整記錄將被記載。

可以對插班學生、轉班學生和流失學生進行調整。

檔案管理

可以建立并更新員工檔案。

可以查看整體員工檔案信息。

生日提醒

可以提供本月及明日過生日員工信息的提醒。

財務部門相關應用

收入管理

辦理交費業務,對書費、學費、商品銷售情況進行記錄和查詢。

可以對儲值卡進行管理。

對即將欠費和已經欠費的學生進行查詢。

對訂金欠費學生和訂金退費學生進行查詢和業務處理。

對其他收入進行管理。

費用管理

對費用的總賬及明細科目進行設置,對費用支出進行記錄和修改。

按科目進行費用查詢和處理。

對費用修改歷史進行查詢。

對各分校的費用情況進行查詢和處理。

資產管理

對資產相關科目進行設置和處理。

按科目、年、月、學校等條件,對資產信息進行查詢和統計。

對資產修改歷史進行查詢。

負債管理

對負債相關科目進行設置和處理。

按科目、年、月、學校等條件,對負債信息進行查詢和統計。

對負債修改歷史進行查詢。

所有者權益

對權益相關科目進行設置和處理。

按科目查詢權益信息。

權益修改歷史查詢。

校長相關應用

工作任務

制定工作任務并下發。

查看所有及過期工作計劃。

查看所有、未讀、本月工作總結。

查詢本月及上月未提交總結的員工。

財務信息

查看損益表、資產負債表、財務日報、現金日記賬、銀行日記賬。

查看各分校的應收賬款情況。

按日、周、月、年查詢現金流明細。

查詢現金、存款及現金流總額情況。

對學費修改、學費減免、學費打折、特殊學費、推薦卡、零書費等進行監控。

對未交費學生、試聽學生的情況進行監控。

對應收學費情況進行監控。

分校對賬

按日、周、月、年進行各分校的現金賬、銀行賬及損益表對賬。

決策分析(分析數據及圖表均由系統自動生成)

課程分析:按月、年、整體和班級對課程熱度進行排行。

班級分析:提供班級一覽表、近期開班計劃查詢。

學員分析:按分校統計各年級在讀學生人數分布情況,對學員年級分布查詢分析,對學員的就讀學校進行分析,對學校年級分布進行分析,對考試成績排行進行查詢,對轉班、插班、流失學生進行查詢。

招生效果分析:對招生總人數、人次、新生、轉化率、試聽人數、班級數及本月收入、費用、收入累積情況進行統計分析。

財務預測分析:根據班級的升班情況、新生情況以及完成授課的情況預測未來收入情況。

財務對比分析:提供各月份與上一年度的收入、費用、人數的對比分析。

協同辦公相關應用

個人辦公

咨詢記錄:根據實際情況記錄來電或來訪咨詢的人員信息,并可記錄其參加公開課的情況,做回訪記錄,并設置下次回訪提醒。

每日提醒:系統將根據事先設定好的時間將當日需要回訪的學生列表顯示出來。

電子郵件:可在學校內部進行郵件的收發,收到新郵件系統在桌面會自動提醒。

內部短信:可與在線人員即時聊天或發送郵件,可以給離線人員留言,對方上線后系統會彈出留言短信窗口。

工作總結:完成個人工作總結,并上報至選定的領導,發送后領導窗口將彈出提醒;如果未上報至領導,則將顯示在未提審總結中。

個人通訊方式:可以對自己的通訊方式進行填寫和更新。

個人檔案:可以對個人檔案進行填寫和更新。

個人資料維護:可以對個人登陸名及密碼進行修改。

我的學生:可以查詢自己所招學生的基本信息、回訪記錄、交費記錄、上課記錄、補課記錄、考試成績、教師信息、就讀狀態等信息,并可對聯系方式進行修改,可發送短信。

學生退費:可以查詢自己相關學生的退費信息。

工作計劃

可以制定、查詢和修改本日、本周、本月工作計劃。

可以對計劃設置提醒功能,并查看設置了提醒的工作計劃內容。

可以查看未完成和已完成的工作計劃。

輔助辦公

提供網址大全、天氣預報、地圖、在線翻譯、郵編區號查詢、IP地址查詢、火車時刻表查詢、火車票預定、飛機航班查詢等常用工具網址鏈接功能。

公用信息

通知:可發布、查看和管理各類通知,收到新通知,系統會在桌面彈出提示。

會議動態:可查看會議列表、會議內容、會議狀態及會議紀要。

員工通訊錄:可編輯和查看員工的通訊信息。

組織架構:可查看部門、崗位及任職人的信息。

教師考勤:可對教師進行考勤。

發起協作:可以新建工作,并提交審核,可以查詢已經發起的工作及目前的狀態。

工作流轉:可以查看并處理待辦工作。

協作管理:可以對協作工作進行查詢和監控,對滯后事項進行催辦。

知識管理

規章制度:可在學校內部進行各種文檔類規章制度的發布,以方便大家隨時查閱。

大事記錄:可記錄學校發生各類有紀念意義的大事件,以供全員了解學校的發展歷程。

學校計劃

可設置和發布本日、本周、本月學校整體工作計劃,相關人員會在桌面收到提醒。

信息交流

可以在交流論壇發貼,也可以發布內部短消息。

基礎設置

員工管理

對系統用戶及登陸日志進行管理。

系統設置

對部門、崗位及權限組進行管理。

擴展功能與外部接口

一卡通集成

通過學員ID卡建立一卡通體系,實現考勤、交費、查詢等各項功能。

來電管理

實現來電彈屏,根據來電號碼自動彈出相關學員/線索的信息。

電話錄音,可自動錄制通話,可以方便查詢。

家校通

家長可以通過此功能對學生繳費情況、上課情況及考試成績等進行隨時的了解。

短信通

學校可以通過此功能發布市場推廣短信、學生交費與催費短信、學生出勤情況反饋短信等,與家長之間建立更好的溝通。

相關案例

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