辦公自動化

現代企業在經營管理中,隨著企業規模的擴大,面對越來越快的節奏,越來越多的信息。企業需要管理更加靈活的辦公信息,員工需要面對更加復雜的業務處理,由傳統工作方式向智能化工作方式轉變,選擇適用的辦公自動化系統(Office Automation System,下稱OA),是企業適應這一變化必經的過程。

通過OA系統的應用規范工作流程,完善公司管理,為科學決策、監控管理及時匯總管理數據;OA系統能更好的實現異地辦公管理、團隊協作管理等復雜的管理活動。通過OA系統企業能有效消除企業內部的信息孤島,建立高效的辦公自動化環境,保障信息傳遞順暢、資源高效利用;將部分工作E化,使員工從繁鎖的手工處理、重復勞動中解脫,提高辦公效率,降低辦公成本。

同時,OA是企業信息化應用中最基礎的環節之一,OA業務與實際工作貼近,簡單易用,容易實施,而且實施效果直接、明顯。通過OA的應用能有效推動企業整體信息化水平的提升,為實施更加復雜的ERP、CRM等系統打下良好基礎。

面臨的問題

從企業管理角度,企業管理過程中信息傳遞方式繁瑣,人為因素對工作質量影響較大,難于提高管理水平;領導層不能隨時隨地的掌控企業的運行狀態,缺少對決策的支持,進行決策時缺少全面及時的統計數據,對管理現狀進行分析時缺乏科學依據。

從部門協作角度,行政工作具有職能分散、涉及面廣等特點,很多企業存在辦公流程無統一標準,工作成果分散,不易量化成果和追究責任等問題,至使辦公成本居高不下、部門間協作性差、資源浪費等現象,企業資源得不到有效利用。

從員工執行角度,工作中缺乏統一規范,企業的各種表單、文件、合同等格式不統一,各類數據格式不統一,存在嚴重的“數據孤島”,員工只能在沒有固定的標準的情況下使用,造成各類辦公數據混亂;辦公效率很難提高:文件、印章、辦公用品、車輛等基礎的工作辦公人員要花費大量精力進行協調、溝通、記錄、統計等工作,使工作人員陷入繁瑣和重復性工作中無法快速提高工作效率。

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解決方案

針對企業辦公過程中存在的各類問題,我們將新聞、文件、電子郵件、消息提醒、會議、流程、督辦工作這些企業日常職能進行更好地整合,在企業內部建立一個有效的信息發布和交流的平臺,提高信息在企業內部的流通速度,實現資源的合理共享。

系統從使用者角度將辦公自動化軟件劃分為框架、個人工作層、公司工作層和輔助工作層四個部分,為員工提供簡捷的事務處理系統,完全體現了個人辦公空間。同時也形成了完整的公司工作層信息平臺,強大的統計、分析功能配以靈活的輔助溝通工具,將企業信息流實現完美的整合。

通過OA系統在企業內部建立統一的信息化辦公平臺,進行工作流、信息流和知識流的整合管理。實現:部門業務的電子化、規范化、自動化;文件流轉管理及審批流程;企業內部信息資源的有效利用和管理;數據、公文電子交換;真正實現協同辦公,快速提升整體辦公效率和競爭力。實現公司日常辦公的全面信息化,促進整體辦公效率的提升。

系統特點

靈活的權限管理

系統提供了對各業務系統中精確到每一個頁面、每一個菜單甚至每一個按鈕的控制,并根據業務分工抽象出各種權限角色,通過與用戶的靈活匹配達到權限的任意定制成為可能。另外在權限的基礎上可以任意指定用戶的操作公司或部門范圍,使集團型的企業管理人員跨企業、部門管理在技術上得以實現。

高度集成的信息流

公文管理、新聞管理能及時向員工發布企業信息;即時通訊工具、企業論壇、內部郵箱使員工與領導、員工與員工之間順暢溝通;提醒、日程安排及時、準確傳達工作信息。

工作平臺場景化

除了對各業務系統的操作層提供了詳細的管理頁面外,系統還對企業各用戶層按工作職責定義了不同的個性化頁面,為不同的用戶層提供了集成的網絡辦公環境,而且在自身的權限范圍內可以自行添加根據工作愛好的管理入口,成為系統的管理駕駛艙。

系統功能組合應用

用戶可以選擇其中部分業務功能組合成自己需要的OA系統。不必全部實施,使用者完全可以根據業務需要量身定制自己的OA系統。

輕松實現功能擴展

在OA系統基礎上實現與CRM、營銷管理、采購管理、項目管理等擴展應用,而不必考慮平臺、數據接口等限制。

個人工作層

主要管理幫助企業實現員工辦公管理自動化,提升工作效率,促進管理升級。個人辦公系統內容包括:提醒、呼叫、工作流轉、日程安排、通訊錄、交流區、個人信息、工作匯報、常用鏈接等。

1.提醒:系統自動發送個人工作相關提示信息;通過提醒處理相應工作,為將其設為待辦工作,也可刪除至回收站,對已讀未讀提醒信息區別顯示;系統可自動分類、按時提醒。

2.呼叫:實現企業內部離線通信的重要工具。不但支持多附件,而且支持備份功能,同時可以引用企業通訊錄、系統自定義組、用戶自定義組、最近聯系歷史等,使企業點對點或點對多點通信快速便捷。

3.工作流轉:員工可看到自己的待審批工作,提出的工作和處理的工作等。系統可以根據業務的需要,對實際工作的工作流執行情況進行E化定制,可以自行設置每個節點、調整順序、對節點的控制者進行按人員、崗位、層級多種方式設定,而且在每一節點可以設定簡單條件進行邏輯運算輔助工作流的進行,使企業的協同工作可以通過計算機系統突破時間、空間的限制得以實現。

4.日程安排:員工設置個人日程安排及提醒周期,區分重要事項、會議、外出、紀念日等不同類型,到期安排系統自動提醒;根據需要可設置“附加人員”,為相關人員填寫日程;日歷視圖查詢,操作更加直觀;

5.通訊錄:記錄公司的通訊錄信息,方便查詢并具有導出功能。

6.交流區:提供給員工的一個交流平臺,提供給公司的一個知識平臺,通過該平臺可以互相交流心得和發表自己的意見和見解。

7.個人信息:員工可查看自己的個人檔案,并可對自己的聯系信息進行及時更新。

8.工作匯報:員工可隨時記錄自己的日報、周報,并可向上級匯報,部門負責人還可以記錄自己部門的周報上報給公司。

9.即時通:即時通是OA系統之外的一個強大的輔助工具,它不僅僅是企業級即時通信平臺,保證用戶通過網絡適時進行交流,降低企業通信費用,提升企業內部溝通效率,更對OA各子系統進行高度的集成。通過即時通可實現在線實時對話、多人會話、發送附件、發送離線消息等功能,并提供了系統呼叫、提醒向用戶的主動推送服務,使用戶之間的信息和系統的提醒監控信息可以實時傳遞到用戶手中。

公司工作層

包括公共信息、新聞中心、公文管理、規章制度、會議管理、車輛管理、行政管理和費用申報管理。同時可拓展到人力資源管理內容,如人員考勤、員工生日提醒、合同到期提醒、試用期到期提醒、退休提醒等。

1.新聞中心:能方便的實現公司日常新聞發布和管理,可進行新聞欄目設置、專題設置、新聞管理、新聞審核重要新聞下發、焦點新聞固定位置以及多項用戶可個性化應用功能等。

2.公文管理:用于處理企業內部的各種公文信息。可嚴格控制公文傳遞,實現公文的標準化、流程化,相對于傳統的公文處理提高了處理效率和準確性。包括公告模版管理、簽發單位印章管理、公告管理和公告審批等。

3.會議管理:用電子化、網絡化、智能化的手段實現會議的管理和調配,在企業內部實現完全電子化的會議申請、會議計劃、會議通知、會議變更、會議簽到、會議紀要、會議督辦以及會議文件的存檔和查詢統計等功能,并可對會議的各項內容進行督辦。

4.印鑒管理:該系統能夠實現企業對印鑒的各項管理。員工可以通過系統網絡平臺對需要加蓋的印章提出申請,經過相關責任人和審批人審批通過后到辦公室蓋章,辦公室會對詳細內容存檔備查。

5.辦公用品管理:對日常辦公用品進行簡單的庫存及使用情況管理。包括辦公用品基本信息、入庫管理、領用記錄和借用記錄。

6.檔案管理:檔案管理子系統能夠實現對通用于文書、科研、會計、聲像、實物等各類檔案和資料的自動化管理工作。該系統集檔案歸檔、查詢檢索、檔案借閱和查閱、檔案銷毀、信息發布等多功能于一體,有序地組織檔案管理的整個管理過程,并實現企業總部、下屬企業、部門檔案的集中化存儲和檢索,實現對企業檔案進行統一、高效、標準的管理。

7.車輛管理:對車輛的使用及繳費情況進行管理。包括車輛檔案、維修記錄、油耗記錄、車輛繳費和出車記錄。

8.證照管理:該系統能夠將企業的工商執照、以及各種資質進行全面有效的管理,從而防止在手工管理過程中常常由于人為疏忽而造成證照丟失、證照過期、證照失效等各種損失。該系統可以對企業各種類型的證照的登記、變更、注銷、年檢等各種業務進行全面管理,具有各種預警提醒功能。

9.執行督辦:執行督辦子系統是為了確保將企業的重要決定、決策和領導下達的指令能夠更好地貫徹落實,而對各項事件的指令下達、執行情況及評價進行全程地跟蹤和督辦。該系統運用了大量的提醒功能,指令下達人、執行人、督辦協調人均能及時收到相應提醒,并及時對相關情況進行反饋溝通,從而能夠大大提高工作效率和團隊執行力。

10.通訊費用管理:通訊費用管理子系統可以通過記錄企業各部電話的實際發生費用的情況,進行橫向和縱向地分析,既可根據期間趨勢分析,也可以對某一部電話進行對比分析,還可根據費用異常情況做出相應的處理,以避免或減少企業的電話費用資源的浪費。

11.生日賀卡:可以設置不同類別的電子賀卡,指定發送時間和接收人,系統將自動把賀卡以及福祝發送給員工。

12.征求意見:系統不僅可以征求意見,還可以對某一決議進行表決,實際工作中,征求意見完全可以配合其它業務流程共同使用。管理員在后臺可以對各項議題的意見結果進行匯總、統計。

13.請款報銷:請款報銷管理功能將對資金申請、資金審批、資金安排、請款支付、報銷申請、報銷審核、報銷記賬等各個環節統一管理,并可由主管領導、財務主管等多級審批,管理者可以對請款和報銷情況進行匯總、統計。

14.無形資產:無形資產管理功能可以對企業的專利、商標、商譽等無形資產的登記、評估、轉讓、審核、續展、年檢等業務進行管理,并可以統計分析企業無形資產的情況。

15.合同管理:建立企業的合同管理檔案,記錄合同執行、糾紛情況,并提供相應的統計查詢。

16.人力資源:對企業的人事信息進行管理,包括企業的組織架構、職位信息、人事檔案信息、人事業務的相關處理、人事檔案的業務處理等,并提供相應的統計分析。

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